Tùy biến Hệ thống ERP
Hệ thống ERP được phát triển để tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh dù thuộc bất kỳ ngành nghề nào (Sản xuất, Y tế, Cho thuê, Quản lý dự án, CRM, v.v.).
Tuy nhiên, phần lớn vẫn luôn có sự khác biệt giữa các tính năng sẵn có của phần mềm ERP với những yêu cầu đặc thù của người dùng cuối cũng như các yêu cầu nghiệp vụ của doanh nghiệp. Chính vì thế, việc tùy biến là cần thiết để giúp phần mềm tương thích với các quy trình hiện tại của tổ chức, không chỉ đảm bảo sự chuyển đổi diễn ra suôn sẻ từ các quy trình cũ mà còn tạo nên sự phù hợp tối ưu giữa hệ thống ERP và người dùng cuối. Trên thực tế, theo một báo cáo về ERP từ Panorama Consulting năm 2008, có đến 77% doanh nghiệp cần phải tùy biến trong quá trình triển khai hệ thống ERP, và trong số đó, 34% cho biết họ cần những tùy biến mang tính chuyên sâu.
Có một sự hiểu lầm rằng việc tùy biến hệ thống ERP sẽ tốn một khoản chi phí khổng lồ, hoặc có thể làm phức tạp hóa toàn bộ quá trình bàn giao hệ thống phần mềm, và do đó nhiều người có xu hướng cố gắng né tránh điều này. Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp còn lo ngại rằng một khi giải pháp được thiết kế riêng cho các yêu cầu đặc thù của họ, các phần tùy biến đó sẽ bị bỏ lại phía sau và bị loại trừ khỏi bất kỳ đợt nâng cấp nào. Nhưng liệu những vấn đề này có thực sự là mối bận tâm lớn đến mức khiến lý do lựa chọn tùy biến hệ thống ERP không còn giá trị đối với các gói phần mềm ERP đóng gói?
Chắc chắn là không.
Thực tế là hầu hết các công ty đều yêu cầu một mức độ chỉnh sửa nhất định để đáp ứng các quy trình dòng công việc của mình. Thay vì phải thay đổi luồng vận hành của công ty để khớp với gói phần mềm, giải pháp ERP nên bổ trợ và nâng cao năng suất cũng như hiệu quả hoạt động cho công ty bạn. Vì vậy, tùy biến hệ thống ERP là sự lựa chọn cho các doanh nghiệp hiểu rõ tầm quan trọng và lợi ích của việc triển khai một cấu trúc dòng công việc có tổ chức mà không bắt buộc người dùng cuối phải thực hiện những thay đổi lớn để thích nghi với hệ thống.
Vậy thì, điều gì làm cho việc tùy biến hệ thống ERP mang lại hiệu quả cho bạn? Có hai yếu tố then chốt mà một công ty tư vấn ERP cần phải sở hữu:
- Cấu trúc đội ngũ phù hợp, về cơ bản bao gồm kiến trúc sư trưởng, lập trình viên, chuyên viên phân tích hệ thống, nhân sự QA/QC, v.v., để quản lý tốt các khía cạnh khác nhau của việc phát triển và triển khai phần mềm.
- Công cụ quản lý phiên bản phù hợp để giám sát các yêu cầu thay đổi và hợp nhất các tệp phiên bản chương trình, nhằm đảm bảo phiên bản được kiểm soát một cách chặt chẽ.
Dù vậy, để xác định mức độ tùy biến mà công ty bạn có thể cần, điều đó thực sự phụ thuộc vào nhu cầu của ban quản lý/người dùng và các mục tiêu cốt lõi mà bạn muốn đạt được. Từ đó, bạn cùng với các chuyên gia tư vấn ERP mới có thể xác định được mức độ tùy biến hệ thống ERP tối ưu nhất cho việc triển khai gói phần mềm ERP của mình.
