การปรับแต่งระบบ ERP
ระบบ ERP ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อเปลี่ยนกระบวนการทางธุรกิจให้เป็นระบบอัตโนมัติและเพิ่มความคล่องตัว ไม่ว่าจะเป็นอุตสาหกรรมใดก็ตาม (การผลิต, การดูแลสุขภาพ, ธุรกิจเช่า, ธุรกิจที่เน้นโครงการ, CRM และอื่นๆ)
บ่อยครั้งที่มักมีความแตกต่างระหว่างฟังก์ชันการทำงานของซอฟต์แวร์ ERP กับความต้องการเฉพาะด้านของผู้ใช้งานรวมถึงความต้องการทางธุรกิจ ดังนั้น การปรับแต่งระบบ (Customization) จึงมีความจำเป็นเพื่อให้ซอฟต์แวร์สอดคล้องกับกระบวนการทำงานเดิมขององค์กร ซึ่งไม่เพียงแต่จะช่วยให้การเปลี่ยนผ่านจากกระบวนการเดิมเป็นไปอย่างราบรื่น แต่ยังช่วยให้ระบบ ERP และผู้ใช้งานเข้ากันได้ดียิ่งขึ้น จากรายงานด้าน ERP ของ Panorama Consulting ในปี 2008 พบว่า 77% ขององค์กรจำเป็นต้องมีการปรับแต่งระบบในระหว่างการติดตั้ง และในจำนวนนั้น 34% ระบุว่าต้องการการปรับแต่งในระดับที่สูงมาก
มีความเข้าใจผิดว่าการปรับแต่งระบบ ERP นั้นมีราคาแพงมหาศาล หรืออาจทำให้การส่งมอบระบบซอฟต์แวร์ทั้งหมดเกิดความยุ่งยาก หลายคนจึงพยายามหลีกเลี่ยง นอกจากนี้ หลายฝ่ายยังกังวลว่าเมื่อโซลูชันถูกปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการเฉพาะส่วนแล้ว ส่วนที่ถูกปรับแต่งเหล่านั้นจะถูกทอดทิ้งและไม่รวมอยู่ในการอัปเกรดระบบในอนาคต แต่ปัญหาเหล่านี้เป็นเรื่องที่น่ากังวลขนาดนั้นจริงหรือ จนทำให้เหตุผลที่ผู้คนเลือกปรับแต่งระบบ ERP ไม่สามารถนำมาใช้กับแพ็กเกจระบบ ERP ทั่วไปได้?
คำตอบคือ ไม่ใช่อย่างแน่นอน
ในความเป็นจริง บริษัทส่วนใหญ่ต้องการการปรับเปลี่ยนในระดับหนึ่งเพื่อให้สอดรับกับขั้นตอนการทำงาน แทนที่จะต้องเปลี่ยนขั้นตอนการปฏิบัติงานในบริษัทเพื่อให้เข้ากับแพ็กเกจซอฟต์แวร์ โซลูชัน ERP ควรจะเข้ามาเสริมและปรับปรุงผลิตภาพรวมถึงประสิทธิภาพของบริษัทคุณมากกว่า ดังนั้น การปรับแต่งระบบ ERP จึงเป็นทางเลือกสำหรับบริษัทที่เข้าใจถึงความสำคัญและประโยชน์ของการวางโครงสร้างเวิร์กโฟลว์อย่างเป็นระเบียบ โดยที่ผู้ใช้งานไม่จำเป็นต้องปรับเปลี่ยนพฤติกรรมครั้งใหญ่เพื่อให้เข้ากับระบบ
แล้วอะไรคือสิ่งที่จะทำให้การปรับแต่งระบบ ERP ประสบความสำเร็จสำหรับคุณ? มีสองปัจจัยหลักที่บริษัทที่ปรึกษา ERP ควรมี:
- โครงสร้างทีมที่เหมาะสม: ซึ่งประกอบด้วยหัวหน้าสถาปนิกซอฟต์แวร์ (Chief Architecture), นักเขียนโปรแกรม, นักวิเคราะห์ระบบ, เจ้าหน้าที่ QA/QC และอื่นๆ เพื่อจัดการแง่มุมต่างๆ ของการพัฒนาและติดตั้งซอฟต์แวร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- เครื่องมือจัดการเวอร์ชันที่เหมาะสม (Proper Versioning Tool): เพื่อตรวจสอบคำขอการเปลี่ยนแปลง (Change Requests) และรวมไฟล์โปรแกรมเวอร์ชันต่างๆ เพื่อให้มั่นใจว่าทุกเวอร์ชันได้รับการตรวจสอบและดูแลอย่างดี
ทั้งนี้ การจะกำหนดระดับการปรับแต่งที่บริษัทของคุณต้องการนั้น ขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้บริหาร/ผู้ใช้งาน และวัตถุประสงค์หลักที่คุณต้องการบรรลุเป็นสำคัญ ซึ่งสิ่งนี้จะช่วยให้คุณและที่ปรึกษา ERP สามารถระบุระดับการปรับแต่งระบบ ERP ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการติดตั้งแพ็กเกจระบบของคุณได้
